三、毕业生档案管理

（一）毕业生档案归档要求

学生毕业当年5月中旬，各系把整理好的毕业生在校档案送到学生处与入学档案合并形成学生毕业档案。各系配合学生处整理完善审验合格后,履行签字移交手续。在档案整理过程中，要求明确责任，做到谁整理谁负责，切实完善好毕业生档案。 。

1、毕业生档案内容：统招专科学生、五年制高职学生档案：（1）高考档案（2）学籍登记表（包含学年鉴定）（3）毕业生登记表（4）实习鉴定（5）成绩单（6）毕业生报到证副证（7）奖励证书复印件（8）国家奖助学金申请表（10）学生违纪处理材料。技工学生档案：（1）学籍登记表（包含学年鉴定）（2）实习鉴定（3）成绩单（4）奖励证书复印件（5）等级鉴定表（6）学生违纪处理材料。

2、封装时间安排：各系在学生毕业当年5月整理归档后，应于六月中旬到学生处进行封装，各系具体封装时间由学生处进行通知。

3、移交要求：

（1）档案以班为单位附名单、按学号排序，各系档案负责人或班主任签字后交学生处。档案材料不齐全的需注明缺失项目。

（2）归档材料交接时，双方经办人经核对无误后履行相关手续。如送交材料不符合归档要求，学生处有权退回，由系按要求重新整理。

（二）毕业生档案寄送

毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。学生毕业后，普通专科、对口专科、五年制专科，落实就业单位的毕业生档案，学生处按就业处提供的学生报到证副证、转递邮寄。

未落实就业单位学生的档案由学校免费保存两年。择业期结束（两年）学生处将档案寄到该生生源所在地教育局或人才交流中心。若学生申请继续保留其档案的，按市人才中心的收费标准收取保管费。两年内如果落实就业单位，凭报到证或用人单位调档函到学校办理档案移交手续。毕业生档案转递应通过邮政局寄发或遵照有关规定执行，并做详细登记。毕业生档案的查询，如用人单位在规定时间内没有收到毕业生的档案，可来人、来函到学生处查询。学生档案原则上不准由本人自带，但因特殊情况可将档案密封并履行相关手续后自带。若档案丢失，由本人负责。

四、遗留档案管理

学生处负责学生遗留档案（含学籍异动学生档案）的管理工作。

学籍异动学生待办理完学籍异动手续后一周内，转专业学生档案由转出专业所在系提供给转入专业所在系，验收合格履行签字手续后由转入专业所在系归档管理。其它学籍异动的学生档案（含受开除学籍处分的学生）由所在系履行手续后移交给学生处管理。休学学生等办理完复学手续后，学生处将学生档案移交所在系管理。转学学生档案由学生处整理后凭学生转入学校调档函密封后寄（交）。留（降）级学生由学校正式行文，学生到相应系注册后一周内，由学生处将学生档案移交所在系管理。参军入伍学生入伍相关手续复印一式两份，一份存所在系，一份由各系交学生处存档。所有学籍异动形成的正式文件，学生处负责存档。

五、学生档案的阅档

学生档案原则上只限本系分管学生工作的负责人、班主任查阅。

学生档案原则上不外借，因工作需要借出使用时，应严格履行借阅登记手续，提供有效证件，学生原始档案需经所在系以上单位证明，经学生处负责人签字同意方可借阅，系存档材料由所在系主要负责人签字同意后方可借阅，借阅期不超过三天。若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。档案借出后必须严加保管，做到档案齐全、万无一失。归还时，管理人员要逐份核对档案材料，出现污损、丢失，由借阅人负责。

档案政审查阅，需持查阅单位的介绍信，经由学生处主要负责人批示同意后方可查阅。任何人查阅档案时，严禁涂改、抽取、撤换、复制档案内容。

六、纪律要求

档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。

学生处及各系档案管理人员要严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。如利用职务之便违规操作，由其主管部门视情节追究责任。

根据上级有关规定，新生一经我校录取，自报到之日起超过三个月未报到者，不予退还该考生档案。中途退学或开除的学生一律不予退还档案。

七、本规定自公布之日起执行，由学生处负责解释。